BC/NW 2013, №2 (23):9.1
КОНЦЕПЦИЯ ПОСТРОЕНИЯ МОДЕРНИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ СБОРА И ОБРАБОТКИ ПЛАНОВОЙ И ОТЧЕТНОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ОТ ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Зверев А.Е., Куликова А.В., Полотнов М.М., Стефанцов А.Г., Щербаков Д.А.
(ФГБОУ ВПО «Национальный исследовательский университет «МЭИ», Москва, Россия)
Необходимость сбора, накопления и хранения экономической информации от подведомственных учреждений Минобрнауки диктуется многими обстоятельствами. К их числу относятся: многократность и длительность ее применения, разрыв во времени между сбором и использованием информации в анализе и управлении экономикой отрасли. Информация должна быть полной и своевременной, достоверной, полезной и удобной для восприятия и дальнейшего использования.
Множественность потоков информации, методов и техники сбора и синхронизации данных, хранения и обработки приводят к существенному запаздывание агрегирования данных для оперативной и аналитической обработки, к потере качества информации. Основа современного получения информации - это интеграция ее сбора и обработки. Автоматизированная система сбора, обработки и хранения информации в значительной степени сокращает время между ее формированием и использованием в аналитической работе. При построении и модернизации подобных автоматизированных систем огромное значение также уделяется архитектурно-структурным решениям.
Актуальность разработки модернизированной концепции построения автоматизированной информационной системы (АИС) сбора и обработки плановой и отчетной экономической информации от подведомственных учреждений Минобрнауки России для формирования бюджетных ассигнований на выполнение государственных заданий на оказание государственных услуг (работ) обусловлена преодолением существующих недостатков, наиболее полного обеспечения информационных потребностей министерства для процессов формирования проекта федерального бюджета, мониторинга работ по оптимизации бюджетных расходов, реализацией новых механизмов финансирования образовательной, научной и хозяйственной деятельности, а также стремлением минимизировать риски, связанных с ручной обработкой данных.
Сложность процессов сбора информации от подведомственных учреждений, ее верификации, агрегирования и систематизации обусловлена большим числом подведомственных учреждений, их большой территориальной распределённостью, различными организационно-правовыми формами, различным перечнем выполняемых государственных услуг и работ, различными нормативными показателями финансирования, и, как следствие, многоаспектностью представляемых экономических и финансовых показателей.
Модернизация существующей системы сбора и обработки отчётности в системе Минобрнауки России прежде всего направлена на решение проблем унификации всех процессов по средствам перехода к единой централизованной информационной системе. Система представляет собой совокупность упорядоченных данных, поддержание их в рабочем состоянии и постоянную готовность к выдаче информации для решения аналитических и других управленческих задач.
Для реализации задач учета средств, финансирования и управления экономической деятельностью учреждений подведомственных Минобрнауке России необходимо собрать, систематизировать и обработать данные по широкому спектру направлений этой деятельности.
В целях финансового обеспечения деятельности федеральных бюджетных и автономных государственных образовательных учреждений, формирования субсидий на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг, субсидий на иные цели и публичных обязательства осуществляется сбор информации от подведомственных учреждений по следующим направлениям:
- сведения о штатной численности и распределении фонда заработной платы учреждений высшего и дополнительного профессионального образования (ВПО и УДПО);
- сведения для формирования бюджетных ассигнований этих учреждений;
- сведения для формирования бюджетных ассигнований, данные по штатной численности и распределению фонда заработной платы федеральных бюджетных специальных учебно-воспитательных учреждений (СПТУ);
- сведения о численности работников науки и научного обслуживания научных учреждений;
- сведения для формирования бюджетных ассигнований федеральных бюджетных учреждений, находящихся в ведении Минобрнауки России («другие учреждения»).
Все подведомственные учреждения и организации обязаны составлять и предоставлять отчетность в соответствии с формами, утвержденными Минобрнауки России. Единство состава отчетных показателей обеспечивает сопоставимость и обобщение данных, разработку единых схем контроля и анализа хозяйственно-финансовой деятельности.
Общий подход к построению модернизированной системы сбора и обработки плановой и отчетной экономической информации подведомственных учреждений Минобрнауки России заключается в том, что система разрабатывается в виде комплекса программных средств, обеспечивающего поддержку полного цикла сбора и обработки плановой и отчетной информации подведомственных учреждений, используемой в целях расчета финансового обеспечения государственного задания.
Можно выделить следующие основные процессы сбора и обработки информации:
- подготовка форм ввода информации на очередной и отчетный периоды;
- подготовка и настройка средств ввода данных подведомственными учреждениями в соответствии с подготовленными формами;
- подготовка информации и наполнение сайта для подведомственных учреждений (программные средства, руководящие документы);
- заполнение подведомственными учреждениями данных в отчетных формах;
- передача заполненных форм на сервер сбора и обработки информации в сети Интернет;
- доставка заполненных форм кураторам отдела формирования бюджетных назначений (ОФБН) министерства;
- проверка заполненных форм кураторами отдела формирования бюджетных назначений, в т.ч. установка статусов документов, ввод комментариев по обнаруженным ошибкам и несоответствиям;
- доставка пользователям установленных кураторами статусов и введенных комментариев;
- формирование сводных отчетных форм по результатам сбора;
- экспорт данных для их использования в процессах расчета финансового обеспечения государственного задания.
Данные системы иерархичны и включают следующие элементы: параметр, форма, документ, задача. Параметр является элементарной единицей данных системы и соответствует значению конкретной ячейки конкретной формы сбора. Все параметры поименованы и имеют уникальный идентификатор в пределах задачи сбора. Идентификатор параметра обеспечивает единство элемента предметной области в любом документе системы в контексте задачи сбора. Форма является промежуточным агрегатом параметров и описывается визуальной таблицей, в которой на пересечении строк и столбцов находятся параметры (вводимые пользователем данные). Документ является агрегатом форм в пределах задачи сбора. Задача сбора определяет предметную область, для которой используются общие документы (например, штатные расписания ВУЗов и УДПО, информация для формирования бюджетных ассигнований СПТУ и т.д.). Задача определяет комплект (либо набор комплектов) форм сбора и перечень учреждений, участвующих в задаче.
В системе ведется общий реестр учреждений, участвующих в решении задач сбора, а также частные реестры для отдельных задач сбора. Допускается включение в общий и частный реестры организаций, не подведомственных Минобрнауки России, имеющих государственные задания на подготовку специалистов.
Система включает два хранилища информации: оперативное и сводное. Оперативное хранилище содержит документы и данные, используемые в текущем периоде. Основным структурным элементом оперативного хранилища является документ. Сводное хранилище заполняется по результатам сбора и содержит итоговые верифицированные данные. Основным структурным элементом сводного хранилища является параметр.
В составе данных системы также имеются метаданные. Метаданными являются:
- карты документов, описывающие параметры и соответствие ячеек форм параметрам;
- карты трансформации параметров, описывающие соответствие физического смысла параметров между задачами и обеспечивающие возможность построения аналитических отчетов, содержащих данные различных задач.
Данные системы доступны следующим категориям пользователей:
- подведомственные учреждения;
- кураторы отдела формирования бюджетных назначений;
- удаленные пользователи Департамента бюджетного процесса, учета и отчетности, имеющие доступ к порталу сбора и обработки данных через сеть Интернет;
- администраторы.
Каждая категория пользователей имеет доступ только к определенным администратором задачам, группам документов, данным и функциям системы. Система обеспечивает наличие на каждом уровне иерархии единого приложения с единой точкой входа для работы с данными любой задачи сбора.
Верификация поступающих данных осуществляется как формализовано, на уровне программных средств, так и не формализовано, на основе оценки проверяющего лица (куратора). Проверка данных предусматривает установление правильности заполнения форм: соответствия установленным правилам заполнения форм учета и отчетности, правильности арифметических подсчетов и итогов, наличия подписей и т.д. Проверяется сопоставимость плановых и отчетных показателей, взаимная связь между отдельными формами отчетности. Если при проверке данных будут обнаружены какие-либо неточности и неувязки, то они должны быть устранены до проведения следующего этапа аналитической работы.
Для осуществления функции версионирования поступающих пакетов отчётности используются механизмы формирования контрольных сумм по каждому документу, что позволяет формализовано различать изменения в документах. Кроме того, по значению контрольной суммы легко определить идентичность информации, поступившей к куратору на машинном носителе, в формате, используемом для передачи данных, и документов, оформленных в надлежащем порядке на бумаге.
Система иерархична и включает следующие уровни:
- уровень подведомственных учреждений;
- уровень Центра сбора и обработки данных (ЦОИАС);
- уровень транзита данных;
- центральный узел, функционирующий в режиме закрытой корпоративной сети.
Схема межуровневого взаимодействия приведена на Рис.1. Изображённая на рисунке схема дает наглядное представление о циркуляции потоков данных между всеми уровнями архитектуры процессов сбора и обработки данных.
Иерархическая схема обеспечивает изоляцию внутренних систем центрального узла ОФБН от сети Интернет и распределение функций сопровождения и эксплуатации отдельных уровней системы между участниками процессов сбора.
Рис. 1. Схема межуровневого взаимодействия в системе сбора и обработки плановой (отчетной) информации
На уровне подведомственных учреждений осуществляется ввод данных пользователей в формы сбора. Здесь же обеспечивается первичная автоматическая верификация введенных данных, формирование документа и отправка его на уровень ЦОИАС.
Уровень ЦОИАС обеспечивает импорт документов, переданных пользователями, а также их оперативное хранение. На данном уровне осуществляется контроль версий документов. Уровень позволяет также осуществлять мониторинг собственно процесса поступления данных и обеспечивать уровень подведомственных учреждений информацией о состоянии переданной информации - предоставление пользователям интерфейса просмотра состояния поданных документов (статусы, комментарии). Здесь также обеспечивается обмен данными с центральным узлом, разбор принятых документов на параметры и предоставление удаленным пользователям интерфейса просмотра данных сбора в оперативном режиме.
Уровень транзита данных отвечает за обеспечение безопасного транзита пакетов данных между уровнем ЦОИАС, расположенным в сети Интернет и центральным узлом, расположенным в интрасети.
Центральный узел предоставляет кураторам интерфейс проверки данных документов. На данном уровне осуществляется заполнение сводного хранилища и формирование отчетности над данными сводного хранилища, а также экспорт данных в систему расчета финансового обеспечения государственного задания.
Комплекс программного обеспечения системы включает следующие основные элементы:
- автоматизированное рабочее место (АРМ) пользователя уровня подведомственного учреждения;
- АРМ администратора портала/центрального узла;
- АРМ удаленные пользователя;
- портал сбора и обработки данных;
- базы данных портала (оперативная и сводная);
- АРМ куратора учреждения;
- база данных центрального узла (оперативная и сводная);
- служебные средства.
Комплекс программного обеспечения системы включает следующие основные элементы:
- автоматизированное рабочее место (АРМ) пользователя уровня подведомственного учреждения;
- АРМ администратора портала/центрального узла;
- АРМ удаленные пользователя;
- портал сбора и обработки данных;
- базы данных портала (оперативная и сводная);
- АРМ куратора учреждения;
- база данных центрального узла (оперативная и сводная);
- служебные средства.
Предложенная концепция построения ИАС позволяет обеспечить функциональную полноту системы сбора отчётности, минимизировать информационные связи и потоки данных, добиться максимальной унификации всей системы документооборота, формировать консолидированные отчеты и предоставлять оперативный доступ к информации заинтересованным категориям пользователей в соответствии с их полномочиями.
Использование модернизированной распределенной системы сбора и обработки плановой и отчётной экономической информации от подведомственных учреждений Минобрнауки России позволит улучшить важные показатели в области управления экономикой образования: повысит надежность и достоверность данных, снизит техническую нагрузку на работников аппарата, повысит оперативность при планировании финансового обеспечения государственных заданий учреждений профессионального образования и научных учреждений Минобрнауки России, будет способствовать повышению качества принимаемых управленческих решений и эффективному использованию бюджетных ресурсов.
Литература
1. Зверев А.Е., Куликова А.В., Мочалова Л.А., Полотнов М.М., Стефанцов А.Г. Автоматизированная система сбора информации для формирования бюджетных ассигнований на выполнение государственных заданий на оказание государственных услуг (выполнение работ). – Труды XX межд.науч.-тех.конф. «Информационные средства и технологии», 20-22 ноября 2012 г., В 3-х томах. Т.3. – М.: Издат. дом МЭИ, 2012, с.39-45.