BC/NW 2013, №2 (23):9.5

КОМПОНЕНТЫ КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ МЭИ НА ПЛАТФОРМЕ MICROSOFT – ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА «СТУДЕНТ».

Акашкина М.Г., Баранов И.В., Истомин Д.С., Корчева А.Н., Овсянникова М.Р., Петров С.А., Петрова Н.А.

(ФГБОУ ВПО «Национальный исследовательский университет «МЭИ», Москва, Россия)

Под организационным управлением можно понимать процесс, направленный на достижение целей организации посредством упорядочения преобразований исходных субстанций или ресурсов (труда, материалов, денег, информации и т.п.) в требуемые результаты (изделия, услуги). Как известно, руководители воздействуют, прежде всего, на главный элемент организации - людей, координируя их деятельность. Одна из возможностей повысить эффективность деятельности организации - это автоматизация как самого управления, например, за счёт указания чёткого уровня ответственности для персонала и предоставления минимума необходимых полномочий, так и других задач связанных с активностью организации, например, поддержки в актуальном состоянии баз различных ресурсов и подготовки необходимых отчётных форм. Всё эти задачи позволяет решить информационная система.

Применительно к деятельности ВУЗа информационная система должна решать следующие задачи:

- хранение и ведение информации по различным направлениям деятельности вуза (например, учёт преподаваемых дисциплин, составление планов обучения, ведение базы данных студентов);

- формирование в соответствии со стандартами всей необходимой документации, сопровождающей деятельность вуза, начиная с документов о поступлении в вуз, сопровождения процесса обучения в вузе, кончая выдачей диплома об  образовании;

- оперативное предоставление информации по нерегламентированным запросам для  принятия управленческих решений;

- предоставление корректных данных для построения регламентированных форм и разовых запросов от организаций и ведомств.

Все описанные задачи должны решаться с учётом действующей организационной структурой и в соответствии с принятыми бизнес-правилами.

Разработанная в ИВЦ ИС “Студент” реализует описанную выше функциональность и предоставляет пользователям ряд других преимуществ, например Web-интерфейс или возможность интеграции с почтовым клиентом Outlook. Система обеспечивает централизованное ведение справочников (например, вид оплаты обучения, вид стипендии, форма обучения), предоставляет доступ к более сложным информационным объектам (личность, студент, приказ), позволяет производить поиск по всем имеющимся в системе сущностям. Подсистема отчётов обеспечивает подготовку необходимых справок и отчётных форм на основе содержащихся данных. Модуль приказов обеспечивает создание шаблонов приказов, их маршрутов, создания на основе шаблонов самих приказов и их движение по маршруту.

Важной частью любой системы автоматизации управления является разграничение прав доступа. Выбранная за основу платформа Microsoft Dynamics XRM позволяет эффективно решить все описанные задачи за счёт возможности гибкой конфигурации и богатого API.

В системе определён ряд ролей, которые предоставляют пользователям доступ к различным функциям. Среди ролей присутствуют бизнес-администратор, методист деканата, директор, методист студенческого отдела кадров, наблюдатель и другие. Пользователь так же привязан к подразделениям, в которых он обладает определёнными полномочиями.

Бизнес-администратор - сотрудник, занимающийся управлением полномочиями пользователей внутри системы, созданием шаблонов приказов, созданием маршрутов приказов, управлением справочниками.

Для задания полномочий в системе необходимо выбрать имеющегося пользователя или добавить нового и привязать к нему рабочие группы и/или роли безопасности. Для каждой из ролей имеется возможность указать права на общие функции по работе с системой, например, возможность поиска или просмотра аудита, а также специфичные права для каждой сущности, например, создание, редактирование и удаление.

Создание шаблонов приказов заключается в настройке его внешнего вида с помощью текстового редактора MS Word, задания основных свойств, таких как тип (одиночный или групповой), вид (тело, верхний или нижний колонтитул), тип жертвы – основная сущность, на которую действует приказ, исполнитель – функция, которая отображает изменения на информацию в системе; задания параметров приказа – набора данных, которые необходимо ввести пользователю при создании приказа на основе данного шаблона; подстановок – элементов текста, которые будут сформированы автоматически на основе параметров. Так же шаблон связывается с маршрутами его возможного утверждения и содержит ряд дополнительных параметров, например для условного форматирования текста (рис. 1).

Рис. 1. Редактор шаблонов приказов

Маршрут - это ориентированный граф, в котором каждая вершина означает состояние приказа, а дуги связывают возможные переходы. Для задания маршрута был разработан редактор маршрутов приказов, который состоит из области навигации, для выбора маршрута и области редактирования, для указания возможных переходов (рис. 2).

Управление справочниками осуществляется с помощью стандартного интерфейса Dynamics CRM 2011 и позволяет работать со значениями экземпляров сущностей, отвечающих за справочную информацию.

Основные функции в отношении студентов института (факультета) выполняют методисты. Это роли: методист деканата, методист УВС, методист УО.

Рис. 2. Редактор маршрутов приказов

Просмотр информации о студентах возможен либо в виде плоского списка, либо в виде иерархии подразделений. Для удобного доступа к информации о студенте реализован браузер, который аккумулирует информацию о личности, ходе её обучения в институте, связных событиях, контактах, информацию для военно-учётного стола. Этот браузер поддерживает загрузку фотографии студента, отображает всю историю изменений, и контролирует изменение данных в случае их одновременного редактирования несколькими пользователями.

Для внесения изменений в ход обучения студентов методист имеет доступ к модулю приказов (рис.3).

При открытии модуля «Приказы» слева отображаются сгруппированные по различным признаками имеющиеся приказы. Для каждого приказа в зависимости от этапа утверждения и других факторов доступно редактирование параметров приказа, редактирование текста приказа, изменение даты регистрации, указание регистрационного номера, удаление. Приказ создается методистом. На этапе создания приказа выбираются шаблон приказа и маршрут, ввода жертв, задания общих и личных параметров. На основании этих данных генерируется текст приказа и приказ отправляется по маршруту. При движении по маршруту приказ утверждается пользователями с различными ролями. В конце маршрута приказ попадает в архив, а в информационной системе выполняются соответствующие изменения данных.

Рис.3. Модуль “Приказы”

Ещё одна роль — сотрудник, выполняющий функции по учету военнообязанных студентов всех факультетов. Данная роль предоставляет сотруднику доступ к данным о личностях мужского пола, граждан России. Типичной задачей для этой роли является выдача справок, подтверждающих текущее обучение студента в ВУЗе. Для генерации справок в системе заданы шаблоны. Пользователь задает параметры, на основании которых ИС сгенерирует необходимые документы. Все выданные справки фиксируются в системе. Возможна их повторная печать.

Управляющим ролям, таким как декан или директор, часто необходимо подготовить отчёты. Система использует технологию OLAP-кубов для быстрой обработки запросов и технологию Reporting Services для генерации отчётов. Использование Reporting Services позволяет в короткие сроки разрабатывать новые отчётные формы для последующей генерации отчётов. В системе имеется ряд готовых шаблонов для регламентированных форм, например, “Распределение численности студентов, приема и выпуска по гражданству”, “ Распределение численности студентов 1-2 курсов по направлениям подготовки и специальностям ”.

В системе имеется роль наблюдателя. Сотрудник с этой ролью имеет возможность просмотра данных.  Для этого ему предоставляется мощный инструмент расширенного поиска. Данный функционал позволяет с помощью интуитивно понятного интерфейса создавать сложные запросы к базе данных информационной системы. Запросы могут содержать сложные фильтры по различным условиям и связывать несколько записей для получения конечного результата. Любой запрос может быть сохранён для облегчения последующего запуска. Результат любого запроса может быть экспортирован в Excel.

Информационная система «Студент» является современным и удобным в использовании решением задачи сопровождения учебного процесса. Предполагается развитие этой системы в качестве основы всего кадрового комплекса МЭИ.

ЛИТЕРАТУРА

1. Решения ИВЦ МЭИ (ТУ) для информационного обеспечения  образовательного процесса. Корпоративная информационная система вуза. – Электронный ресурс – http://icc.mpei.ru/documents/00000899.pdf.

2. Акашкина М.Г., Баранов И.В., Егорова Н.А., Истомин Д.С., Корчева А.Н., Овсянникова М.Р., Петров С.А. “Dynamics CRM 2011 как платформа для построения информационной системы ВУЗа”, Издательский центр “Гравис”, 2012, стр. 7-12.

3. Электронная библиотека Microsoft. – Электронный ресурс – http://www.msdn.com.