BC/NW 2006, №2, (9) :10.5

ОСЭП-ПОРТАЛ – ИНСТРУМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СОТРУДНИКОВ И СТУДЕНТОВ ВУЗА

Рослякова Е.П.

(Москва, Информационно-Вычислительный центр Московского Энергетического Института (Технического Университета), Россия)

Согласно современным мировым тенденциям ключевыми компонентами корпоративных бизнес-процессов становятся такие средства, как корпоративные почтовые системы и корпоративные информационные порталы (КИП), которые обеспечивают функции взаимодействия сотрудников внутри организации и внешних по отношению к организации субъектов (партнеров). В этой связи рассматриваются особенности данных средств коммуникации в условиях крупного вуза.

Общеуниверситетская система электронной почты (ОСЭП) – это корпоративная система, разработанная для обеспечения информационного обмена между преподавателями, сотрудниками, студентами и аспирантами университета.

ОСЭП включает в себя организованную систему сбора данных об административной структуре вуза, сотрудниках, студентах и аспирантах университета, наличие общих папок. В состав функций поддерживаемых ОСЭП включена единая адресная книга университета, мощная поисковая система, возможность отправки писем через web.

ОСЭП является важной частью корпоративной информационной системой (КИС) вуза, в состав которой входят функциональные подсистемы автоматизированного управления: “Кадры”, “Студент” и “Аспирант”, тем самым достигается поддержка актуальности информации, предоставляемой ОСЭП о контингенте вуза. ОСЭП предоставляет абонентам единое информационное пространство, которое позволяет сотрудникам, студентам и аспирантам взаимодействовать друг с другом средствами электронной почты. Система позволяет осуществлять взаимодействие также и с внешними абонентами, если по личному решению абонента персональная информация о нем опубликована в открытом доступе сети Интернет.

Специальные разработки ОСЭП предоставляют также широкие возможности поиска на Портале корреспондента или группы корреспондентов, которым пользователь хочет отправить письмо. web-сайт ОСЭП предоставляет две возможности поиска корреспондента:

1. по его месту работы или учебы, путем навигации по организационной структуре университета как по иерархии административных единиц;

2. методом последовательного уточнения критериев поиска.

Кроме того, ОСЭП позволяет рассылать письма группам корреспондентов, за счет поддержки официальных и общих списков рассылки для подразделений, кафедр и студенческих групп университета. Используя официальные списки рассылки, можно послать сообщение только уполномоченным сотрудникам подразделения или кафедры. Общие списки рассылки позволяют разослать сообщение всем студентам группы и всем сотрудникам подразделения или кафедры. Это, во-первых, дает возможность не только личного, но и функционального общения (например, учебное управление - деканаты факультетов, деканат факультета - кафедры, лектор - группа и т.д.). А, во-вторых, предоставляет широкие возможности внедрения безбумажных технологий делопроизводства.

ОСЭП может использоваться для рассылки объявлений и официальной информации учебного и научного управлений сотрудникам, студентам и аспирантам ВУЗа.

С помощью ОСЭП организовываются:

1. общий документооборот университета,

2. регламентные рассылки (например, ректората, учебного или научного управлений и т.д.),

3. рассылки по подписке (например, новые поступления в библиотеку, вакансии рабочих мест университета и других организаций и т.д.).

При работе с ОСЭП через КИП вуза абонент имеет возможность работы со своим личным кабинетом, где он может добавлять персональную информацию о себе, устанавливать форвардинг (форвардинга пользователь может переназначить рассылку почты на другой почтовый ящик большего размера или просто более предпочтительный для него по какой-либо причине), разрешать публикацию в открытом доступе глобальной сети Интернет.

С помощью КИП осуществляется обратная связь с пользователями Портала, которые получают полный объем информации о новостях, событиях и анонсах вуза. Новостные ленты КИП разделяются по тематикам, за которыми закрепляются уполномоченные сотрудники вуза.

Кроме информационной поддержки направленной для привлечения абитуриентов и партнеров, Портал также обеспечивает публикацию:

1. общеуниверситетских приказов,

2. приказов научного управления,

3. приказов учебного управления,

4. информационных писем и т.д.

Публикация расписаний на Портале осуществляется автоматически по мере их подготовки.

Посетителям портала МЭИ доступны возможности:

1. просмотра актуального расписания занятий и сессии на Портале

2. навигации по данным расписания (выход на информацию о преподавателях, в перспективе – на учебные курсы)

3. многокритериального поиска расписания (по преподавателям, аудиториям, предметам и проч.).

4. просмотра расписания своей группы со страницы личного профиля.

С помощью контингента ОСЭП обеспечивается динамическая публикация структуры вуза, информации о его сотрудниках, студентах и аспирантах.

К дополнительной функциональности КИП можно отнести доступные для зарегистрированных пользователей «желтые страницы» (телефонный справочник вуза) и «список юбиляров».

Информационная среда ОСЭП-Портал обеспечивает полноценное взаимодействие между контингентом вуза, партнерами, решает вопросы документооборота, а также обеспечивает полноценное информирование заинтересованных лиц извне.