BC/NW 2006, №2, (9) :10.6

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ (УФЭД)

Сирота Р.В.

(г. Москва, Информационно-Вычислительный Центр Московского Энергетического Института (Технического Университета), Россия)

Практически каждый ВУЗ работает с договорами. Договор - это основа деятельности любого предприятия, основание его прав и обязательств в отношении сотрудников, акционеров, государства, клиентов и других заинтересованных лиц. Для достижения стабильности и успеха, необходимо эффективно управлять договорной деятельностью. В то же время, для эффективного планирования и контроля использования финансовых средств, ВУЗу необходимы средства, позволяющие автоматизировать бюджетный процесс. У большинства ВУЗов встает вопрос автоматизации финансово-экономической деятельности и бюджета. Некоторые ВУЗы хотят не только их учитывать, но и управлять договорами и бюджетным процессом. Необходимость автоматизированного учета договоров возникает, когда с помощью таких инструментов, как бумажный журнал договоров, электронная таблица Excel или справочник учетной системы трудно составить четкую картину договорной деятельности, спланировать и проконтролировать расчеты и сроки работ по договорам.

Разрабатываемая система «УФЭД» позволит:

- уменьшить рутинную работу по подготовке и согласованию договоров;

- быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям;

- формировать бюджет с неограниченным уровнем детализации статей посредством удобного интерфейса; вести бюджетную историю;

- корректировать бюджет по ходу его исполнения;

- учитывать доходы и расходы, как по бюджетным, так и по внебюджетным источникам;

В результате будут автоматизированы следующие процессы в финансово-экономической деятельности ВУЗа:

- Учет и ведение справочника статей;

- Планирование финансов;

- Планирование деятельности ВУЗа (составление плана мероприятий);

- Подготовка договора и планирование его финансирования;

- Составление программы использования финансовых средств;

- Учет неоднородности договора с точки зрения обязательств (представление условий по договору в виде финансовых и нефинансовых обязательств);

- Мониторинг согласования договора;

- Планирование и контроль исполнения обязательств по договору;

- Учет документов, сопутствующих заключению и выполнению договора (протоколы разногласий, протоколы урегулирования разногласий, дополнительные соглашения, соглашения о пролонгации, акты выполненных работ, счета-фактуры и др.);

- Учет любой валюты в договоре и ее курса по отношению к рублю;

- Контроль оформления и исполнения договоров;

- Анализ расхода лимитов по смете на мероприятия, а так же анализ расхода средств выделенных на мероприятия в разрезе договоров и.т.д.;

- Распределение доступа к информации.

Подводя итоги можно отметить, что разрабатываемая система должна значительно облегчить управление финансово-экономической деятельностью ВУЗа и стать незаменимым инструментом в обеспечении успешного и устойчивого развития ВУЗа. Использование информационных систем позволяет не только повысить эффективность управления за счет автоматизации различных областей деятельности, но и поднять управленческую культуру ВУЗа на современный уровень.