BC/NW 2006, №2, (9) :10.7

ПОДСИСТЕМА «КОНТИНГЕНТ»

Белова М.С.

(Москва, Информационно-Вычислительный центр Московского Энергетического Института (Технического Университета), Россия)

В свете широкого распространения информационных технологий во всех сферах жизни, а в особенности в жизни крупных предприятий, становится необходимым разработка и внедрение систем, позволяющих автоматизировать бизнес-процессы, обрабатывать и хранить большие объемы сложно-структурированных данных. ВУЗ является одним из крупных предприятий, часто со сложной инфраструктурой, которому необходим четкий учет и управление ресурсами. Одним их основных ресурсов ВУЗа являются сотрудники, студенты и аспиранты, а автоматизация бизнес-процессов, в которых участвуют данные ресурсы, является актуальной нетривиальной задачей.

Подсистема контингент должна решать следующие задачи:

1. Обслуживание (администрирование, коррекцию, хранение) данных о структуре ВУЗа, иерархии административных единиц, профилей образования. Осуществление настройки всей системы под нужды конкретного ВУЗа.

2. Работа со студентами и аспирантами:

a. Обеспечение работы с данными о конкретном студенте, ввод и коррекцию этих данных.

b. Большой спектр возможностей поиска информации о студентах, причем организация поиска может проходить по совокупности произвольно заданных признаков, что позволяет довольно гибко и без усилий использовать ресурсы системы.

c. Обеспечение юридическое подтверждение любого изменения состояния контингента студентов путем автоматического генерирования того или иного приказа.

3. Осуществление оперативного учета научно-педагогических и руководящих кадров ВУЗов, подготовки и утверждению кадровых приказов, а также подготовка установленного перечня отчетных форм.

4. Предоставление возможности выполнения действий по регистрации приказов и распоряжений, по подготовке приказов на основе шаблонов.

5. Работа и хранение информации о штатном расписании.

6. Предоставление данных для Информационного Портала ВУЗа

Необходимый эффект от внедрения ИС в практическую деятельность вуза может быть достигнут только при системном подходе к процессу принятия решений на основе единой, гибкой информационно-аналитической интегрированной системы управления, подсистема Контингент предоставляет такую возможность. В подсистеме хранится полная информация о личностях, задействованных в бизнес-процессах ВУЗа, такая организация управления гарантирует получение полной и актуальной информации. В ИС, представленных на современном рынке, для автоматизации бизнес-процессов ВУЗов используются отдельные системы для учета сотрудников, студентов, аспирантов. При использовании таких систем для получения целостной информации об объекте учета необходима синхронизация данных систем, например, в том случае если студент является сотрудников ВУЗа, кроме того, в этом случае один объект из реальной жизни может соответствовать двум и трем объектам ИС. Данную проблему полностью решает подсистема Контингент в составе КИС ВУЗа.

Еще одним фактором в пользу подсистемы Контингент является тот факт, что она разрабатывается в составе КИС ВУЗа, что гарантирует целостность информации, хранящейся в системе, а также актуальность данных при принятии решений.

При выборе системы автоматизации работы с контингентом ВУЗа большое внимание было уделено соответствию бизнес-процессов, заложенных в ИС, реальным бизнес-процессам.