BC/NW 2010; №2 (17):8.1

 

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В ОБЛАСТИ ВИЗУАЛЬНЫХ ЭФФЕКТОВ, ДИЗАЙНА И ГРАФИКИ

Кузьмина Т. А., Крюков А.Ф.

(Московский энергетический институт (технический университет), Россия)

 

Исследования среди сотрудников сфер визуальных эффектов, дизайна и графики выявили возможности автоматизации процессов управления организациями, осуществляющими свою деятельность в вышеперечисленных областях рынка.

Деятельность таких организаций направлена на выпуск уникального продукта – графического или видео материала, в том числе файлов специфических пакетов программ, созданных на основе исходных материалов, по техническому заданию или по личной договоренности с заказчиком.

Под проектом в сфере визуальных эффектов, дизайна и графики следует понимать временное предприятие, предназначенное для создания уникальных графических и видео файлов. В рассматриваемых областях проект является совокупностью исходных графических и/или видео и текстовых файлов, промежуточных и итоговых версий результативных файлов (проектная информация).

Время выполнения проектов и задач определяется исполнителем (специалистом, группой специалистов, компанией), который предлагает сроки выполнения в зависимости от сложности поставленной задачи. Заказчик устанавливает время начала проекта, сроки выполнения и является источником начальной информации.

В процессе выполнения проекта исполнителю необходимо поддерживать связь с заказчиком на каждом шаге, а также взаимодействовать с участниками-исполнителями проекта.

В основном отечественные организации в сфере визуальных эффектов, дизайна и графики, невелики (6-30 человек), численность иностранных может достигать 800 человек.

На основании сравнения стандартов PMI по управлению проектами, программами и портфелями выделена область управления проектами.

В первую очередь, к рассматриваемым областям применен стандарт PMBOK [1, 2]. Выявлен ряд отраслевых особенностей, требующих индивидуального подхода к разработке информационной системы управления проектами (ИС УП).

В предлагаемом докладе рассматриваются подходы к проектированию веб-приложения – ИС УП в области визуальных эффектов, дизайна и графики.

Особенное внимание уделено проектированию пользовательского интерфейса. Предлагается механизм просмотра персональных страниц.

В рассматриваемых областях присутствуют как организации, так и фрилансеры (специалисты свободного найма). Заказчик может быть индивидуальным или корпоративным.

Предлагается разделять клиентов ИС УП на пользователей и  компании, что обусловлено различиями персональной информации и корпоративной информации. В лице компании в ИС УП выступает ее представитель.

Пользователь, обладающий личной профессиональной заинтересованностью в использовании проектируемой ИС УП или являющийся сотрудником (не представителем) компании, в качестве объекта обладает следующими свойствами:

-                        имя и фамилия;

-                        профессиональный опыт;

-                        компания-работодатель (в случае занятости пользователя);

-                        должность в компании;

-                        является ли фрилансером;

-                        контактная информация (страна проживания, город, адрес, контактный телефон, адрес электронной почты).

Для пользователя, являющегося представителем компании, должны быть определены следующие свойства:

-     название компании;

-     область деятельности;

-     контактное лицо;

-     контактная информация.

Активность любого пользователя в ИС УП должна определяться датами и временами регистрации, последней аутентификации, последнего выхода из ИС УП. Информация об активности пользователя должна быть отображена в пользовательском интерфейсе на персональной странице пользователя.

Следует предусмотреть сохранение вводимых должностей менеджерами проектов и представителями компаний для составления списка должностей в рассматриваемых областях и использовании его в механизме поддержки принятия решений.

Исследовано, что специалисты рассматриваемых областей могут объединяться в рабочие группы (далее РГ) для выполнения проектов. Объединение в РГ может происходить как внутри организаций, в т.ч. с привлечением фрилансеров, так и только среди фрилансеров. В выполнении крупных проектов могут участвовать несколько организаций и множество фрилансеров.

Пользователь ИС УП может вступать в несколько РГ, если способен справится с поставленными задачами в каждой из них. На основании анализа предметной области предлагается организовать вступление пользователей в рабочие группы посредством отправки приглашении и запросов с последующим подтверждением. Следует предусмотреть варианты запрета вступления пользователя в РГ. Достаточным условием может быть установка ограничений на количество запросов о вступлении в группу, что может организовывать порядок в деятельности пользователей в ИС УП. Данное ограничение не покрывает возможные варианты злоупотребления использования ИС УП.

Следует предусмотреть возможности запрета вступления пользователей-сотрудников компаний в РГ, созданные вне этой компании и вне компаний -сотрудника. Оба подхода могут ограничивать наиболее работоспособных пользователей ИС УП.

Предусмотрена возможность просмотра персональной информации пользователей и компаний. На основании просмотра клиенты ИС УП должны иметь представление о профессиональном опыте друг друга. Кроме описания своего опыта пользователем, в ИС УП следует отображать результирующую информацию о выполненных им проектах, а также сгруппированные данные об их успешности (то же для компаний).

Предлагается ввести понятие рейтинга посредством взаимного голосования и автоматического его изменения в зависимости от количества и объема выполненных или поставленных задач за весь период пользования ИС УП.

При создании РГ пользователь автоматически становится ее администратором, и только он может приглашать в РГ, подтверждать запрос на вступление, удалять пользователей из РГ, удалять и саму РГ. Корректным вариантом функционирования процесса удаления может быть отправка уведомления о возможном удалении пользователя из РГ. Для администратора эта деятельность должна быть реализована в одно действие, например, установка флага об увольнении в случае невыполнения членом РГ своих потенциальных обязанностей в выполняемых проектах.

Предлагается использовать средства для создания шаблонов текстовых файлов, которые обеспечат менеджеров проектов возможностью формирования шаблонов предварительного описания проекта, Устава проекта, планов содержания и управления, отчетов. Возможна предварительная разработка шаблонов для различных видов проектов в рамках разработки пользовательского интерфейса. Следует предусмотреть настройки видимости шаблонов. Использование шаблонов позволит сократить использование ресурсов хранилища данных и облегчить поиск.

Процесс создания документа в ИС УП включает выбор соответствующего шаблона, его заполнение и сохранение с отметкой об авторе и времени. В режиме просмотра документов предлагается возможность редактирования с сохранением сведений о последних редакциях.

На основании исследования предметной области следует реализовать механизм предложения проекта к выполнению заказчиком, средства предложения выполнения проекта пользователем, РГ или компанией в одно действие, средства назначения исполнителя проекта. Заказчик должен указать крайний срок выполнения проекта. На этапе выбора исполнителя возможен обмен информацией между заказчиком и потенциальными исполнителями. Проекты могут создаваться внутри РГ и компаний. Предлагается использовать функционал выделения постоянных сотрудничеств.

В настоящем докладе предлагается реализовать наем/увольнение сотрудников в компаниях аналогично механизму РГ. Права на такую деятельность имеет только представитель компании. Если ставший сотрудником компании специалист не является пользователем ИС УП, в одно действие представителя компании ему должно быть отправлено автоматически сконфигурированное приглашение.

На персональной странице исполнителя (пользователя, РГ, компании) следует указывать количество проектов, в которых он задействован. Необходимо автоматически назначать возможную дату начала выполнения нового проекта исполнителем, однако не исключать возможность отправки запроса на выполнение. Если у исполнителя нет свободного времени на выполнение проекта в срок, то в ИС УП ему должно быть запрещено принятие проекта к выполнению.

Этапы завершения и закрытия проекта подразумевают обмен результирующей информацией между заказчиком и исполнителем.

Предлагается использовать в ИС УП статусы выполнения проекта: объявлен и/или открыт, подготовка начальной информации, распределение задач, выполнение, подтверждение выполнения, завершение, закрыт.

Предлагается реализовать для менеджеров проектов средства для управления хранением проектной информации, средства для создания иерархического списка работ (ИСР) – задач и подзадач – с возможностью их распределения по конкретным исполнителям (как организациям, РГ, так и специалистам с указанием должности в проекте/задаче), определения количества и описания выходного материала. Администраторам РГ или занятым управлением сотрудникам компании, ответственным за выполнение задач и подзадач не низшего уровня, следует предоставить аналогичные возможности.

Предлагается использовать автоматический контроль версий выходного материала. В случае принятия конечной версии файла процент выполнения задачи (подзадачи) растет. Если текущий процент выполнения задачи меньше ожидаемого для критического срока выполнения, то всем менеджерам проекта и исполнителю конкретной задачи (подзадачи) следует отправляться уведомление о нарушении сроков выполнения проекта.

При загрузке проектной информации на веб-сервер создается экземпляр класса Файл и аналогичная запись в БД, должны содержать поля:

-           имя файла;

-           проект;

-           задача;

-           путь к файлу от корня проекта;

-           расширение файла;

-           путь к миниатюре от корня проекта.

Возможно применение и в задачах статусов выполнения, но в случае абсолютного пользовательского управления такой функционал способен перегрузить пользовательский интерфейс.

Если выполнение текущей задачи находится в прямой зависимости от выполнения задачи-предшественника, то в случае задержки выполнения последней менеджеру текущей задачи и менеджеру проекта отправляется уведомление об изменении сроков начала её выполнения.

Для каждого проекта и каждой задачи предлагается возможность создания форумов с назначением ответственного представителя группы исполнителей. Предлагается отображать форумы в выпадающей части пользовательского интерфейса. Использование форумов позволит выносить предложения о ходе проекта всеми его участниками. Менеджер проекта должен обладать возможностью настройки видимости форумов, что исключит риски связанные с человеческим фактором, а также для разделения общей информации и отсутствия ее многократного повторения.

Тема форума должна быть оформлена как объект со следующими свойствами:

- информация о месте прикрепления (проект или задача);

- заголовок;

- описание;

- ответственный пользователь (по умолчанию для проектов – менеджер проекта).

На основании исследования предметной области предлагается использовать аппарат визуального комментирования графических и видео файлов проекта. Такой аппарат является первостепенным инструментом для управления деятельностью в рассматриваемой области.  Он включает в себя средства просмотра графических файлов и видео файлов с возможностью покадрового отображения. Следует предусмотреть возможность отображения серии графических файлов с заданным интервалом.

Предлагается разделить множества комментариев на текстовые, аудио комментарии, визуальные фигурные и кистевые. Для визуальных фигурных комментариев, такие как стрелка, геометрическая фигура, выделение фрагмента, следует сохранять информацию об их типе и координатах отображения от левого верхнего угла файла. Для визуальных кистевых комментариев предлагается хранить их изображение в формате GIF, координату левого верхнего угла отображения. Процесс формирования изображения в формате GIF должен происходить автоматически при каждом использовании инструмента. Следует провести опытную проверку для выбора наилучшего момента сохранения в связи с возможностью использования действий «отменить» и «повторить».

Функционал ИС УП для проведения конференций и презентаций по файлу или группе файлов должен содержать средства настройки видимости. Служба мгновенного обмена сообщениями должна быть доступна для всех вариантов использования ИС УП.

Описанный аппарат визуального комментирования необходим для обеспечения качества выполнения, а также для успешной интеграции проектов в области визуальных эффектов, дизайна и графики.

Основным средством коммуникации в предлагаемой ИС УП является подсистема обмена персональными сообщениями.

Подсистема уведомлений должна осуществлять отправку уведомлений пользователю ИС УП о подтверждении регистрации, об изменениях в проекте, в котором участвует пользователь, об изменениях в задачах, закрепленных за пользователем, а также об изменениях в РГ и компаниях, в которых состоит пользователь.

Проектируемая ИС УП должна быть средством удаленного контроля над ходом проекта, поэтому уведомления о событиях должны происходить сразу после наступления события-причины.

Предлагается организовать подсистему уведомлений по принципу веб-службы [3]. Для конечного пользователя уведомления должны отображаться аналогично персональным сообщениям и в соответствующей области пользовательского интерфейса.

В предлагаемой ИС УП применен механизм отображения системных сообщений об успешной отправке персонального сообщения, загрузке файлов проектной информации, создании шаблона текстового файла и т. п.

В пользовательском интерфейсе предлагается использовать левостороннее выпадающее навигационное меню, которое включает в себя следующие разделы:

- персональная область;

- проектная область (проекты, задачи, файлы);

- область персональных сообщений (входящие, исходящие, написать);

- область управления рабочими группами (открытые, созданные).

Разделы персональной страницы дублируют разделы навигационного меню. В проектной области следует отображать ИСР, используя диаграмму Ганта.

Предлагается реализовать систему поиска, организованную по принципу совместной категоризации информации посредством произвольно выбираемых меток. Такими метками могут быть названия организаций заказчика и исполнителя, название проекта, термины, характеризующие специфику проекта, имена исполнителей - конечных пользователей, средства и технологии, используемые для выполнения задач проекта.

Предложенная в настоящем докладе функциональная спецификация ИС УП имеет широкие возможности применения. Такая ИС УП способна сократить временные затраты на взаимодействие между членами проекта, а также обеспечить удаленное общение членов проектов, находящихся в территориально отдаленных районах.

Специализированная социальная сеть с возможностями ИС УП может способствовать развитию кадров в сфере визуальных эффектов, дизайна и графики, улучшит взаимодействие специалистов. Возможность настройки публикации информации о выполненных проектах может стать атрибутом взаимного интереса пользователей ИС УП.

Модуль предложенной ИС УП разработан с применение Java-технологий, разработана БД Microsoft SQL Server.

Литература

1.     Project Management Institute, Inc. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). Четвертое издание, 2008.

1.     Project Management Institute, Inc. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). Третье издание, 2004.

2.     Статья «Практическая хореография Web-сервисов» – Электронный ресурс. – Режим доступа:  http://www.citforum.ru/
internet/webservice/choreography/